Organiser son mariage pendant des mois et des années dans les moindres détails, c'est bien : kiffer à fond l'une des étapes les plus importantes d'une vie, ressentir pleinement la magie et la joie de ce moment unique, c'est mieux !
Ce serait dommage de tout miser sur la tâche colossale que peuvent représenter les préparatifs d'un mariage, et de finir par passer à côté de la journée tant rêvée. Pour que celle-ci se déroule sans accroc et surtout, que vous puissiez profiter de chaque instant de cette journée dont on ne cesse de vous répéter qu'elle passe trop vite, voici mes cinq conseils essentiels de coordinatrice jour-J.
Arrivée d'A. & G. à leur cérémonie laïque le 26/08/2023 - (c) Perrine Barba
1. Faire un VRAI planning jour-J
Vous avez l'heure de la mairie, de la cérémonie laïque, du cocktail, du début du repas et de la première danse ? Vous avez donc le programme. Mais chez les wedding-planners, on sait que la pierre angulaire de la journée s'appelle le planning du jour-J (et de la veille, of course, car il se passe déjà beaucoup de choses lors de l'installation) !
Il peut prendre la forme qui vous convient le mieux : un tableau Excel avec un super code couleur, une liste de points sur 10 pages, être fait à la main ou réalisé sur les outils de gestion de projet tels que Trello ou Notion... Dans tous les cas, voici mes deux principaux critères pour un vrai bon planning :
Il doit être précis :
Attention aux responsabilités diluées, c'est-à-dire les tâches qui ne sont attribuées à personne en particulier parce qu'on se dit qu'il y aura bien assez de monde pour aider, et aux instructions vagues comme "installer la déco de la cérémonie". Allez le plus possible dans le détail. Par exemple, il ne suffit pas de noter"mise en place des fleurs" ou "accueil de tel prestataire" : la personne qui devra s'en charger ne sera-t-elle pas occupé ailleurs (à la coiffure ou au maquillage par exemple), aura-t-elle sa voiture si besoin ? Comment aura-t-elle récupéré les clés si la salle ne reste pas ouverte ? Où se trouvera le matériel nécessaire si ce sont les mariés qui le fournissent (et où sera-t-il stocké pour être trouvé facilement) ? Etc.
Pensez global : effectuer une tâche comme une mise en place de cérémonie, par exemple, c'est aussi la terminer : que deviendront les emballages qui resteront une fois les accessoires installée, pour ne pas qu'ils se retrouve sur les photos ; que faire de la sono ou des bancs quand tout le monde part au cocktail... ?
Il doit être réaliste :
Attention aux choses qui prennent beaucoup de temps, comme "récolter les pétales de fleurs fraîches pour la sortie de cérémonie" (le matin même, évidemment)... Ne sous-estimez pas le temps réel que prennent ce genre de "petits détails !" Ceux qui ont déjà fait des déménagements où il y avait « juste quelques cartons à fermer, une cuisine à nettoyer et un camion à décharger » et qui y étaient encore à 21h voient certainement où je veux en venir...
Pour palier aux imprévus et compenser aussi le fait que vos invités n'auront certainement pas la notion du temps (ce qu'on leur souhaite, car il passe vite quand on s'amuse !), gardez des quarts d'heure de sécurité réguliers. D'expérience, les moments qui peuvent détraquer un planning en un rien de temps sont : les trajets entre deux lieux (à pieds, les discussions s'éternisent, et en voiture, comptez le temps de s'installer dans le véhicule avec sacs, enfants, de changer de chaussures, de faire une pause pipi, puis de sortir de la file de véhicules du parking), la préparation des animations (on a oublié qui prenait la parole, on fait une dernière modification) et les photos (on cherche untel qui n'est pas là pour la photo de groupe).
Enfin, si vous avez un plan B pour la cérémonie, le cocktail, le repas etc., incluez-le dans le planning. Oui je sais, vous n’avez pas envie d’y penser. Mais promis, c’est comme faire son testament, ça ne porte pas malheur ! C’est juste être prévoyant, et vous éviter de rajouter un coup de panique à une éventuelle déception d'une météo capricieuse.
2. Communiquer efficacement avec vos prestataires
Comme en amour, la communication est une autre clé du succès.
Établissez une relation solide avec vos prestataires pour vous assurer que tout se déroule comme prévu. Partagez vos idées, vos souhaits en étant précis dans vos attentes, assurez-vous que tout soit clair pour éviter les malentendus... et soyez à leur écoute, ouverts à leurs suggestions et à leurs besoins (nourriture, boisson, ombrage, stockage ou recharge de matériel, surfaces d'emplacement, table fournie ou non, temps de pause...).
Prenez des notes de vos échanges par téléphone, et centralisez toutes les infos que vous recevez en un même endroit (dans l’appli qui vous va, de préférence où vous pouvez stocker des pièces jointes). Car entre SMS, WhatsApp, Mail, Insta, Dropbox ou Drive, et les notes sur un coin de post-it au bureau… ça devient vite compliqué de s'y retrouver, et stressant de farfouiller à la dernière minute pour retrouver une info noyée au milieu de dizaines de messages d’il y a 6 mois !
Personnellement, j'essaie de faciliter au maximum la vie des équipes que j'accompagne : j'envoie à chacun une feuille de route personnalisée avec les plans d'accès, la configuration de salle, les contraintes techniques vues en visite de repérage, le récapitulatif de la prestation, les repas prévus ou non, des remarques en fonction des particularités du domaine, etc. Sans aller jusque-là, bien sûr, veillez à bien transmettre les documents indispensables au bon déroulement de la prestation de chacun : planning des animations et trame de cérémonie laïque pour le DJ et le photographe (pour qu'ils ne loupent aucun moment clé), liste des photos "indispensables" (moments, détails...) pour le photographe, etc.
Mise en place de Toc Toque Traiteur au Shooting Edito "Île de Loire" - (c) Lumières d'Alice
3. L'art de déléguer
La planification d'un mariage peut devenir écrasante si vous essayez de tout faire vous-même. Mais même si vous y êtes parvenu.e, le jour-J, ce sera mission impossible d'être partout : déjà parce que vous serez réquisitionné.e plusieurs heures en début de journée pour vous préparer, et surtout, parce que vous serez au centre de l'attention et d'un tourbillon d'émotions !
Dès le début des préparatifs, entourez vous de personnes de confiance pour vous accompagner puis confiez-leur certaines tâches et responsabilités. Amis, membres de la famille ou professionnels : choisissez des personnes qui auront à cœur que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel, comme votre engagement avec votre partenaire - et certainement pas le fait que le traiteur ait oublié de prévoir les tasses à café.
En amont, regroupez les infos sur un support commun à votre "dream-team". L'idéal est un Drive ou un groupe WhatsApp, sur lequel vous mettrez des documents utiles comme le planning des animations et les contacts importants (prestataires + ensemble des proches ayant une responsabilité dans le jour-J) pour ne surtout pas avoir à solliciter les mariés en cas d'imprévu.
C'est souvent à ce stade que beaucoup de mariés envisagent de faire appel à une coordinatrice professionnelle, soit parce que les personnes de confiance sont trop peu nombreuses par rapport à la quantité de missions à remplir, soit parce qu'ils ont envie que finalement, eux aussi profitent à 100% sans aucun stress ! Car nous, les tasses à café manquante, ça ne nous fait pas peur - on en a vu d'autres. Ainsi, vos témoins ont juste à s'occuper de garder vos téléphones, votre bouquet de fleur et vos discours, et c'est bien suffisant !
4. Faire une répétition technique pour la cérémonie laïque
La cérémonie laïque est pour beaucoup de futurs mariés le moment-clé de la journée, celui qui symbolise le passage d'un cap, un grand moment de communion avec les proches et bien sûr, d'union avec l'être aimé.
Pour vous assurer que tout se déroule en douceur, organisez une répétition technique avec l'officiant, et si possible les différents intervenants et les témoins. Sans rien vous dévoiler du texte et des éventuelles surprises prévues, assurez-vous que tout est bon côté technique (en particulier le son, si le DJ peut être présent !), le matériel et les gestes parfois pointus des rituels, et le minutage des déplacements (entrées, sorties, arrivée des alliances...).
Cela vous aidera non seulement à éviter des imprévus, et à vous sentir un peu moins intimidé.e au moment de remonter l'allée "pour de vrai". Attention, les plus sensible pourront tout de même ressentir déjà une petite montée d'émotion et quelques papillons dans le ventre !
5. Trouver ses techniques pour lâcher-prise
Le jour de votre mariage, il est normal de ressentir du stress, de la fébrilité et de l'excitation. Pour ne pas vous laisser perturber par l'idée d'imprévus ou de détails qui n'iraient pas exactement comme vous l'aviez imaginé, je vous conseille donc de trouver vos techniques pour vous recentrer sur l’essentiel.
La capacité de lâcher-prise est loin d'être innée pour tout le monde. Votre tranquillité d'esprit reposera sur tous les points précédents (c'est-à-dire la mise en place d'une bonne organisation appuyée par une équipe de confiance)... et peut aussi se travailler ! Dès le début des préparatifs, lorsque vous sentez un pic de stress, vous pourrez par exemple :
- Visualiser LE moment qui compte : comme je le disais, c'est souvent la cérémonie, mais ça peut être plein d’autres choses - le moment de la découverte de l’autre, le regard de fierté d’un parent, la première danse… ;
- Poser une ou des intentions au début de la journée, comme par exemple : connecter authentiquement avec les invités, se concentrer sur le positif, se placer dans une bulle d’amour avec son conjoint... ;
- Méditer, faire du sport (ou crier un bon coup… ça dépend de votre personnalité !) et peut-être, fuir les réseaux sociaux pour reconnecter à la vraie vie et à vos ressources : vos proches, vous-mêmes, vos envies !
Certains couples choisissent même d'investir dans des outils de développement personnel ou de bien-être dédiés au mariage, comme les programmes Birds qu'on avait invité dernièrement sur le Podcast.
Bilan :
En résumé, une journée de mariage réussie repose donc sur une préparation minutieuse en amont, une communication efficace, un entourage investi, de l'anticipation... afin de mieux pouvoir se concentrer sur l'essentiel le jour-J, à savoir être présent.e !
Gardez en tête que votre mariage est avant tout une célébration de l'Amour, alors vivez pleinement ces moments si rares de liens et d'émotion hors du temps : c'est ainsi que vous créerez des souvenirs inoubliables. Et surtout, normalement, l'objectif principal sera atteint : à la fin de la journée, vous serez marié.e.s !
Envie de confier les coulisses de la journée à une coordinatrice professionnelle ? Que je me sois occupée de sélectionner moi-même vos prestataires ou non, c'est possible, il suffit de me contacter pour me présenter votre projet!