Après de nombreuses recherches ou dès le premier regard, vous avez eu le coup de cœur pour ce lieu : c’est décidé, ce sera l’écrin de votre union. Il est libre à la date que vous avez choisie ? Merveilleux ! Alors, à dans deux ans ? Eh bien, pas tout à fait…
Une fois passé le premier effet « waouh », il y a une visite en particulier à ne pas manquer : celle qu’on appelle dans le jargon des wedding-planners la « visite technique ». L’objectif : vérifier que toutes vos envies – déco, programme et animations - sont réalisables en pratique !
Tous les lieux sont concernés par cette étude indispensable, du domaine de mariage à la campagne à l’hôtel en plein centre-ville, en passant par le château, la grange, la péniche, la boîte de nuit ou le restaurant.
Voici donc mes trois principaux conseils de wedding-planner pour réussir la visite technique de votre lieu de réception, et vous éviter bien du stress le jour-J (et les jours précédents) !
NB : se marier à domicile, c’est encore une autre logistique bien spécifique. Mais pas de panique si vous avez pris cette option, il se trouve que j’ai écrit pour le blog « l’Atelier Wedding » un article spécialement dédié à ce cas particulier du mariage à la maison !
Conseil n°1 : Préparez votre check-list
Même si ce n’est pas forcément la partie la plus excitante des préparatifs (sauf pour celles et ceux qui adorent les to-do lists !), l’enjeu est de taille : il s’agit de ne pas se rendre compte la veille pour le lendemain qu’on a oublié un détail crucial, comme de prévoir une rallonge pour sonoriser la cérémonie laïque au milieu du parc, un système d’accroche pour le ciel lumineux dans la salle, ou qu’il n’y a nulle part où stocker les boissons au frais !
Or, même la professionnelle la plus organisée ne peut pas penser à tout de tête lors de la visite technique, et encore moins se souvenir de toutes les réponses par cœur jusqu’au jour-J. Pour être efficace, il faut donc préparer en amont la liste des points importants à vérifier.
Conseil n°2 : Aller du général...
Pour structurer votre check-list et ne rien oublier, procédez en allant du général au particulier.
Pour commencer, regardez les conditions générales de location que le lieu a dû vous fournir avec le devis (sinon, demandez-les) : jour et heure de mise à disposition, horaire de couvre-feu, mobilier fourni, autorisations et interdictions diverses, règlement intérieur, ménage... cela constituera une base qui permettra de révéler les points que vous devez éclaircir.
A ce stade, vous saurez par exemple si le lieu autorise ou interdit l'accroche de structures au plafond ou aux murs, les lâchers de lanternes, s'il est possible ou non d'implanter un barnum en cas d'intempéries, ou encore, à partir de quel moment vous pourrez commencer à installer la décoration (ce qui impactera votre planning des derniers préparatifs).
(c) Lumières d'Alice
Dans la rubrique "général", notez aussi lors de votre venue :
- les espaces parkings, les différents accès et le parcours : peut-être faudra-t-il prévoir des indications pour ne pas perdre les invités et les prestataires, et/ou organiser la circulation ;
- les prises, les interrupteurs, l'éclairage extérieur éventuel : pour prévoir le matériel électrique en conséquence, et faire démarrer l'installation de votre décoration lumineuse du bon côté par exemple !
- l'emplacement traiteur et l'équipement de la cuisine : tous les traiteurs ne sont pas équipés de la même manière, certains amènent leurs propres points chauds et froids, d'autres exigent une chambre froide et de quoi réchauffer voire cuisiner sur place. Si le lieu n'en dispose pas, il faudra donc le fournir de votre côté ;
- les zones de stockage... et où elles sont situées (distance, escaliers...) : pour entreposer du matériel plus ou moins fragile (boissons, déco, tenues, équipement du photographe ou du vidéaste), que ce soit la veille ou le jour-J.
Bonus : il pourra aussi être utile de transmettre à vos prestataires le code d'accès au WI-FI !
Conseil n°3 : ... vers le particulier
Ensuite, vous pouvez rentrer dans le détail ! Une bonne astuce pour affiner est de vous projeter dans différents rôles avec le programme (même encore approximatif) du jour-J et d'imaginer le parcours :
> d'un proche très impliqué dans les préparatifs (témoin, famille) : de quoi aura-t-il besoin pour mener à bien ses missions ? Plan d'implantation de la déco (agencement et superficie des espaces, systèmes d'accroche), plan de table, logistique des repas... c'est le moment de commencer à anticiper la répartition des rôles et la manière de faciliter la vie de chacun. Ce premier jet vous servira aussi de base pour réaliser votre planning jour-J, si vous souhaitez en réaliser un - pour ma part je n'arrive même pas à imaginer qu'on puisse faire sans !
> d'un invité qui ne connaît pas le lieu : comment le lieu est-il sécurisé pour les enfants (route, points d'eau...) ? Auront-ils un endroit dédié ou des baby-sitters pour les encadrer ? Le linge est-il fourni dans les hébergements ? Y a-t-il des recommandations spécifiques au règlement intérieur (autorisations pour la piscine, les pelouses...) qu'il faudra mentionner quelque-part (signalétique sur place ou faire-part) ?
> d'un prestataire : quels sont ses besoins spécifiques et comment y répondre ? Discutez-en directement avec eux : le DJ, par exemple, aura besoin de se brancher, mais peut-être aura-t-il aussi besoin de se garer à proximité le temps de décharger, d'un escabeau pour accrocher ses éclairages... Comment conserver les fleurs fraîches si elles sont livrées la veille ? Le photographe appréciera-t-il de pouvoir brancher ses chargeurs à l'écart ? etc.
C'est surtout à cette étape que passer le relais à votre wedding-planner en charge de la coordination jour-J peut vraiment faire la différence : elle connaît parfaitement les besoins et les habitudes de chaque corps de métier et peut les anticiper (parfois, ça leur semble évident qu'ils ne pensent pas à rappeler leurs besoins aux mariés) !
Pour ma part, par exemple, je fonctionne avec des feuilles de route personnalisées avec l'ensemble des détails nécessaires au bon déroulement de sa prestation, que j'envoie à chaque prestataire 1 mois à 2 semaines avant le jour-J.
J'espère que tous ces conseils vous seront utiles pour réaliser votre visite technique sans (trop de) stress ! Personnellement, j'adore ce moment des préparatifs à l'interface du rêve et de la réalité... alors si vous n'avez pas envie de descendre de votre nuage, ou que cela vous rassure de vous appuyer sur un pro, pensez à moi à tous moments des préparatifs! ;)